Σύστημα διαχείρισης ποιότητας ενός κτηνιατρικού οργανισμού

Αυτό το μέρος του Κώδικα προσφέρει ένα Σύστημα Διαχείρισης Ποιότητας, το οποίο μπορεί να βοηθήσει ένα Κτηνιατρικό Οργανισμό, που επιθυμεί να έχει ένα τέτοιο, να βελτιώσει την ικανοποίηση των πελατών του και να τον ενθαρρύνει να αναλύσει τις απαιτήσεις των πελατών του και να καθορίσει και να ελέγξει τις δραστηριότητες, οι οποίες συμβάλλουν στην παροχή υπηρεσιών που είναι αποδεκτές και ικανοποιητικές για τους πελάτες του.

Γενικές απαιτήσεις

Ο Κτηνιατρικός Οργανισμός θα πρέπει να:

• Προσδιορίσει τις διεργασίες και την εφαρμογή τους μέσα σε όλο τον Οργανισμό.
• Καθορίσει τις ακολουθίες - βήματα και τις αλληλεπιδράσεις αυτών των διεργασιών.
• Καθορίσει τα κριτήρια και τις μεθόδους που χρειάζονται για να εξασφαλιστεί ότι τόσο η λειτουργία όσο και ο έλεγχος αυτών των διεργασιών γίνονται αποτελεσματικά.
• Εξασφαλίσει τη διαθεσιμότητα των πόρων και των πληροφοριών που είναι απαραίτητες για την υποστήριξη, τη λειτουργία και την παρακολούθηση των διεργασιών αυτών.
• Παρακολουθεί, να μετράει και να αναλύει αυτές τις διεργασίες.
• Υιοθετήσει τη συνεχή βελτίωση αυτών των διεργασιών.

Το Σύστημα Διαχείρισης Ποιότητας θα πρέπει να καθοριστεί, να τεκμηριωθεί , να εφαρμοστεί, να επανεξετασθεί , να ελεγχθεί και να βελτιώνεται συνεχώς.

Απαιτήσεις τεκμηρίωσης

Η τεκμηρίωση ενός Συστήματος Διαχείρισης Ποιότητας θα πρέπει να περιλαμβάνει:

• Μια υπογεγραμμένη δήλωση από τη διοίκηση, όπου αυτή θα εκφράζει την Πολιτική Ποιότητάς της και την δέσμευσή της σε αυτή.
• Ένα εγχειρίδιο ποιότητας (γραπτό κείμενο, τεκμηριωμένο και ενημερωμένο) που περιλαμβάνει τις τεκμηριωμένες διαδικασίες (δηλ. τις οδηγίες για τον τρόπο εκτέλεσης των διαδικασιών) του Συστήματος Διαχείρισης Ποιότητας καθώς επίσης τις περιγραφές των διεργασιών και τις αλληλεπιδράσεις μεταξύ τους.
• Τις διαδικασίες (γραπτές, τεκμηριωμένες και ενημερωμένες) που σχετίζονται με όλες τις διεργασίες που επηρεάζουν την ποιότητα των υπηρεσιών.
• Όλα τα απαραίτητα έγγραφα που εξασφαλίζουν τον αποτελεσματικό προγραμματισμό, λειτουργία και έλεγχο των διεργασιών.

Το επίπεδο τεκμηρίωσης εξαρτάται από το μέγεθος και το είδος των δραστηριοτήτων του Κτηνιατρικού Οργανισμού. Η τεκμηρίωση μπορεί να γίνεται με οποιαδήποτε μορφή και με οποιοδήποτε τύπο μέσου.

Όλα τα έντυπα που σχετίζονται-επηρεάζουν την ποιότητα των υπηρεσιών θα πρέπει να:

• Έχουν ημερομηνία και να είναι εγκεκριμένα (υπογεγραμμένα από τους υπεύθυνους) και καταγεγραμμένα πριν από την έκδοσή τους.
• Διανέμονται στο αρμόδιο προσωπικό, σύμφωνα με τις λίστες διανομής που έχουν δημιουργηθεί εκ των προτέρων.
• Επανεξετάζονται, αναλύονται, ενημερώνονται όπως υποδεικνύεται από γραπτή διαδικασία και να επανεγκρίνονται.
• Είναι διαθέσιμα, ευανάγνωστα και εύκολα εντοπίσιμα στα σημεία που θα χρησιμοποιούνται.

Η τεκμηρίωση θα πρέπει να είναι σαφής, εφαρμόσιμη, επανελέγξιμη, ελεγχόμενη και να βελτιώνεται συνεχώς. Όλα τα έγγραφα εξωτερικής προέλευσης (ισχύουσες νομοθετικές διατάξεις, κώδικες ηθικής, κ.λπ.) θα πρέπει να είναι ταυτοποιημένα, διαθέσιμα και να έχει επιβεβαιωθεί ο έλεγχός τους. Οποιαδήποτε μη σκόπιμη χρήση ακυρωμένων ή απαρχαιωμένων εγγράφων θα πρέπει να αποφεύγεται. Εάν αυτά τα έγγραφα διατηρούνται μετά τη λήξη ισχύος τους, θα πρέπει να ταυτοποιούνται με έναν επίσημο τρόπο. Τα αρχεία θα πρέπει να διατηρούνται με ασφαλή τρόπο, για μια περίοδο πέντε ετών ή περισσότερο αν απαιτείται από τη νομοθεσία, σύμφωνα με τεκμηριωμένη γραπτή διαδικασία. Θα πρέπει να παραμένουν ευανάγνωστα, εύκολα προσδιορίσιμα και ανακτήσιμα.

Ευθύνη της διοίκησης

Η διοίκηση θα πρέπει να αναπτύξει μια Πολιτική Ποιότητας στην οποία θα συμπεριλάβει το προσωπικό του Οργανισμού και τις ενέργειες του. Η Πολιτική Ποιότητας θα πρέπει να περιλαμβάνει τις στρατηγικές κατευθύνσεις για τον Οργανισμό και θα πρέπει να είναι έτσι δομημένη, ώστε να καλύπτει αφενός τις απαιτήσεις των πελατών και αφετέρου τις ισχύουσες νομοθετικές διατάξεις. Η διοίκηση θα πρέπει να δεσμευτεί για την εξασφάλιση της επιτυχίας αυτού του βήματος.

• Η διοίκηση θα πρέπει να καθορίσει, να προγραμματίσει και να τεκμηριώσει μια πολιτική ποιότητας με ένα συνεπή τρόπο.

1. Η Πολιτική Ποιότητας καθορίζει τους σκοπούς και τους ποιοτικούς στόχους που θα πρέπει να επιτυγχάνονται προς όφελος των πελατών (βελτίωση της ικανοποίησης, λανθάνουσες ανάγκες, ανταγωνιστικότητα) αλλά και προς όφελος του ίδιου του Οργανισμού (αποτελεσματικότητα, αποδοτικότητα).
2. Οι ιεραρχημένοι και επιτεύξιμοι ποιοτικοί στόχοι θα πρέπει να καθοριστούν με έναν συνεπή τρόπο.
3. Οι δραστηριότητες, οι σχετικές με τους ποιοτικούς στόχους, θα πρέπει να καθοριστούν και να προγραμματιστούν.
4. Οι απαραίτητοι πόροι (οικονομικοί, υλικοί, ανθρώπινοι) θα πρέπει να ληφθούν υπόψη.

• Μια "εστίαση πελατών" θα πρέπει να ενσωματωθεί.

1. Θα πρέπει να γίνουν ενέργειες για να προσδιοριστούν οι εξωτερικοί πελάτες και οι ενδιαφερόμενες πλευρές, να εξακριβωθούν οι ανάγκες τους και να αξιολογηθεί η ικανοποίησή τους.
2. Αυτές οι πληροφορίες θα πρέπει να συζητηθούν και να γίνουν κατανοητές μέσα στον Οργανισμό.

• Μια πολιτική εσωτερικής επικοινωνίας θα πρέπει να εφαρμοστεί.

1. Η διοίκηση θα πρέπει να συζητάει μέσα στον Οργανισμό την Πολιτική Ποιότητας και τις πληροφορίες που σχετίζονται με την ποιότητα των παρεχομένων υπηρεσιών.
2. Η διοίκηση θα πρέπει να ενεργεί και να αποτελεί παράδειγμα για όλους.
3. Η διοίκηση θα πρέπει να αναγνωρίζει τις προσπάθειες και τα επιτεύγματα του προσωπικού.

• Οι ευθύνες και οι αρμοδιότητες των προσώπων θα πρέπει να καθοριστούν σαφώς.

1. Θα πρέπει να δημιουργηθεί ένα οργανόγραμμα.
2. Κάθε μέλος του προσωπικού θα πρέπει να κατανοήσει ακριβώς ποιες είναι οι ευθύνες του.
3. Ένα πρόσωπο υπεύθυνο για την ποιότητα και με την εξουσιοδότηση να προβαίνει στις απαραίτητες ενέργειες, θα πρέπει να διοριστεί από τη διοίκηση.

• Η επίτευξη και η σχετικότητα των στόχων του οργανισμού θα πρέπει να αξιολογηθούν και να επανεξεταστούν σε προγραμματισμένα διαστήματα.

1. Η επίτευξη των στόχων θα πρέπει να αξιολογηθεί και τα αποτελέσματα των εσωτερικών ελέγχων, της ανατροφοδότησης από τους πελάτες, της ανάλυσης της απόδοσης των διεργασιών και των δηλώσεων «μη συμμόρφωσης», λαμβάνονται υπόψη για το σκοπό αυτό.
2. Η στρατηγική της οργάνωσης θα πρέπει να βελτιωθεί (ανασκόπηση διεργασιών, ανασκοπήσεις διοίκησης).

Διαχείριση πόρων

Η διαχείριση των πόρων θα πρέπει να στοχεύει στην καλύτερη δυνατή ανταπόκριση στις απαιτήσεων των πελατών αναλογικά με τους διαθέσιμους πόρους, ανθρώπινους και υλικούς (εγκαταστάσεις, εξοπλισμός, διεργασίες υποστήριξης), προκειμένου να επιτρέπεται η λειτουργία και η συνεχής βελτίωση των διεργασιών.

• Ο οργανισμός θα πρέπει να εφαρμόσει μια αποτελεσματική στρατηγική διαχείρισης του ανθρώπινου δυναμικού.

1. O Οργανισμός θα πρέπει να εφαρμόσει μια αποτελεσματική στρατηγική διαχείρισης του ανθρώπινου δυναμικού, λαμβάνοντας υπόψη τις ισχύουσες νομοθετικές διατάξεις, τον κατ' εκτίμηση φόρτο εργασίας, την ανάγκη για την αντικατάσταση-ανανέωση του προσωπικού και την ικανότητα του.
2. Οι "περιγραφές εργασίας" θα πρέπει να είναι διαθέσιμες για κάθε θέση μέσα στον Οργανισμό.
3. Το προσωπικό θα πρέπει να προσληφθεί συνεκτιμώντας το ρόλο της εργασίας που θα εκτελεί και με τα κατάλληλα κριτήρια επιλογής.
4. Κατά την πρόσληψη νέου προσωπικού, ο Οργανισμός θα πρέπει να εξασφαλίσει ότι αυτό διαθέτει τα τυπικά προσόντα που απαιτούνται για να αρχίσει και να εξασκεί τις δραστηριότητες για τις οποίες προσλαμβάνεται και ότι συμμορφώνεται με τους επαγγελματικούς κανόνες που ισχύουν.
5. Εσωτερική εκπαίδευση θα πρέπει να παρασχεθεί στο προσωπικό που προσλαμβάνεται στον Οργανισμό.
6. Η βελτίωση της γνώσης και των δεξιοτήτων του προσωπικού θα πρέπει να ενθαρρυνθεί και να εξασφαλιστεί μέσα από ένα πρόγραμμα συνεχούς βελτίωσης των ικανοτήτων, το οποίο θα αξιολογείται περιοδικά.
7. Έγγραφα σχετικά με το προσωπικό, όπως οι συμβάσεις απασχόλησης ή αντιμισθίας, περιγραφές εργασίας, αποδεικτικά κατοχής των τυπικών προσόντων, της συνεχούς βελτίωσης, των ικανοτήτων και των αξιολογήσεων, θα πρέπει να καθιερωθούν και να καταγραφούν.

• Ο οργανισμός θα πρέπει να εφαρμόσει μια αποτελεσματική διαχείριση των υλικών πόρων του.

• Εγκαταστάσεις και βοηθητικοί χώροι

1. Οι εγκαταστάσεις και οι βοηθητικοί χώροι θα πρέπει αφενός να συμβαδίζουν με τις ανάγκες και τις δραστηριότητες του Οργανισμού και αφετέρου να πληρούν τις ισχύουσες νομοθετικές διατάξεις.
2. Ένα σχέδιο των εγκαταστάσεων και των βοηθητικών χώρων καθώς επίσης και της χρήσης τους θα πρέπει να καταγραφεί.
3. Η ασφάλεια και η συντήρηση των εγκαταστάσεων και των βοηθητικών χώρων θα πρέπει να εξασφαλιστούν και να καταγραφούν.
4. Ο καθαρισμός ή/και η απολύμανση των εγκαταστάσεων και των βοηθητικών χώρων θα πρέπει να προγραμματιστούν, να τεκμηριωθούν και να γίνονται σύμφωνα με τους κανόνες υγιεινής.
5. Η διαχείριση των εγκαταστάσεων και των βοηθητικών χώρων θα πρέπει να τεκμηριωθεί, να αξιολογηθεί και να επανεξεταστεί σε προγραμματισμένα διαστήματα.

Εξοπλισμός (Κινητός και Ακίνητος)

1. Ο εξοπλισμός θα πρέπει να ανταποκρίνεται στις ανάγκες και τις δραστηριότητες του Οργανισμού και να είναι σύμφωνος με τις ισχύουσες νομοθετικές διατάξεις.
2. Ένας κατάλογος του εξοπλισμού και οι προδιαγραφές του θα πρέπει να είναι διαθέσιμος.
3. Η συντήρηση και η διακρίβωση (ρύθμιση-καλιμπράρισμα) του εξοπλισμού θα πρέπει να προγραμματιστούν και να τεκμηριωθούν.
4. Ο καθαρισμός του εξοπλισμού θα πρέπει να προγραμματιστεί, να τεκμηριωθεί και να γίνετε σύμφωνα με τους κανόνες υγιεινής. Ο εξοπλισμός και η διαχείρισή του θα πρέπει να τεκμηριωθεί, να αξιολογηθεί και να επανεξεταστεί σε προγραμματισμένα διαστήματα.

Διεργασίες υποστήριξης

1. Ένα αποδοτικό σύστημα για την τήρηση των αρχείων και των σχετικών εγγράφων των πελατών θα πρέπει να εφαρμοστεί.
2. Μια βιβλιοθήκη πληροφοριών για τις τρέχουσες επαγγελματικές πρακτικές θα πρέπει να είναι διαθέσιμη.
3. Ο καθαρισμός, η απολύμανση και η αποστείρωση θα πρέπει να οργανωθούν σύμφωνα με τις υπηρεσίες που προσφέρονται από τον Οργανισμό, τις ισχύουσες νομοθετικές διατάξεις και τις απαιτήσεις υγιεινής.
4. Η διάθεση αποβλήτων θα πρέπει να οργανωθεί σύμφωνα με τις ισχύουσες νομοθετικές διατάξεις και τις απαιτήσεις υγιεινής.
5. Τα κατάλληλα μέτρα ασφάλειας θα πρέπει να ληφθούν και να επιβεβαιωθούν.
6. Οι διεργασίες υποστήριξης και η διαχείρισή τους θα πρέπει να τεκμηριωθούν, να αξιολογηθούν και να επανεξεταστούν σε προγραμματισμένα διαστήματα.

• Ο οργανισμός θα πρέπει να εφαρμόσει μια αποτελεσματική διαχείριση του περιβάλλοντος εργασίας.

1. Κανόνες σχετικά με την υγεία και την ασφάλεια μέσα στον Οργανισμό (πυρκαγιά και κίνδυνοι από ηλεκτρισμό, ακτινοβολία Χ, επικίνδυνα προϊόντα, επαγγελματικές ασθένειες...) θα πρέπει να θεσπιστούν και να παρακολουθείτε η εφαρμογή τους.
2. Οι συνθήκες εργασίας θα πρέπει να αξιολογηθούν σε προγραμματισμένα διαστήματα.
3. Οι τακτικές αξιολογήσεις της ικανοποίησης του προσωπικού θα πρέπει να προγραμματιστούν και να τεκμηριωθούν.
4. Το περιβάλλον εργασίας και η διαχείρισή του θα πρέπει να αξιολογηθεί, να τεκμηριωθεί και να επανεξεταστεί σε προγραμματισμένα διαστήματα.

Διεκπεραίωση παροχών

Οι κτηνιατρικές υπηρεσίες περιλαμβάνουν πολλές συνδεμένες μεταξύ τους διεργασίες. Ο προσδιορισμός τους καθώς επίσης και η εκτίμηση των αλληλεπιδράσεών τους επιτρέπουν τη βελτίωση της συνοχής και της αποτελεσματικότητας αυτών των υπηρεσιών.

• Ο οργανισμός θα πρέπει να καθορίσει τις διεργασίες του.

1. Οι διάφορες διεργασίες του Οργανισμού θα πρέπει να προσδιοριστούν.
2. Οι αλληλεπιδράσεις τους θα πρέπει να καθοριστούν.

• Ο οργανισμός θα πρέπει να επικοινωνήσει με τον πελάτη.

1. Ο Οργανισμός θα πρέπει να προσδιορίσει τις απαιτήσεις των πελατών.
2. Ο Οργανισμός θα πρέπει να λάβει υπόψη του τις σχετικές ισχύουσες νομοθετικές διατάξεις.
3. Ο Οργανισμός θα πρέπει να ενημερώσει τον πελάτη (επεξηγηματικά φυλλάδια, σύστημα ανακλήσεων...).
4. Ο Οργανισμός θα πρέπει να καταγράφει τις καταγγελίες και τα παράπονα των πελατών.

• Ο οργανισμός θα πρέπει να τεκμηριώσει τις διεργασίες του.

1. Οι απαραίτητοι πόροι για κάθε διεργασία (υλικό, εξοπλισμός, αναλώσιμα, φαρμακευτικά προϊόντα...) θα πρέπει να είναι διαθέσιμοι.
2. Οι ευθύνες για κάθε διεργασία θα πρέπει να είναι κατανεμημένες.
3. Τυποποιημένες ενέργειες διεκπεραίωσης των διαδικασιών ή οδηγίες εργασίας θα πρέπει να είναι διαθέσιμες.
4. Ποιοτικοί δείκτες για κάθε διεργασία θα πρέπει να καθοριστούν.

• Ο οργανισμός θα πρέπει να διαχειριστεί τις οριζόντιες διεργασίες του (αρχεία πελατών, διαδικασίες χειρισμού περιστατικών, φαρμακευτικά προϊόντα και αναλώσιμα, συνταγές, πιστοποιητικά) με ένα συνεπή τρόπο.

Αρχείο πελατών

1. Τα αρχεία για κάθε πελάτη θα πρέπει να γραφτούν με έναν λεπτομερή, ευανάγνωστο και κατανοητό τρόπο και σύμφωνα με τις ισχύουσες νομοθετικές διατάξεις.
2. Το απόρρητο των στοιχείων των πελατών θα πρέπει να εξασφαλιστεί.
3. Τα αρχεία θα πρέπει να οργανωθούν, να αρχειοθετηθούν και να είναι συνεχώς διαθέσιμα.
4. Οι λόγοι για τις επισκέψεις και τα συμπεράσματα της αρχικής αξιολόγησης θα πρέπει να καταγραφούν στο αρχείο πελατών.
5. Τα αρχεία θα πρέπει να περιλαμβάνουν όλες τις διαδικασίες που εκτελούνται με χρονολογική σειρά.
6. Οι εξειδικευμένες πληροφορίες (π.χ. εργαστηριακές αναλύσεις) θα πρέπει να συνδεθούν ή να αναφερθούν στα αρχεία πελατών.
7. Οι διοικητικού χαρακτήρα πληροφορίες (απλήρωτοι ή καθυστερημένοι λογαριασμοί, καταγγελίες...) θα πρέπει να συνδεθούν ή να αναφερθούν στα αρχεία πελατών.

Διαδικασία διαχείριση περιστατικών

1. Ο Κτηνιατρικός Οργανισμός θα πρέπει να οργανώσει και να εξασφαλίσει ένα σύστημα για τη συνεχή υποδοχή των περιστατικών. Εάν αυτό δεν είναι δυνατό, θα πρέπει να υπάρχει καθιερωμένη διαδικασία για την παραπομπή των πελατών σε έναν άλλο Κτηνιατρικό Οργανισμό. Ακριβείς και κατανοητές πληροφορίες για την εναλλακτική πρόσβαση σε έναν άλλο Οργανισμό θα πρέπει να είναι διαθέσιμες με οποιαδήποτε μορφή (γραπτή ανακοίνωση ή ηχητικό μήνυμα).
2. Όλες οι επαφές - επικοινωνίες θα πρέπει να απαντηθούν αμέσως και με αβρότητα.
3. Θα πρέπει να υπάρχει διαδικασία για τον "χειρισμό περιστατικών κατά προτεραιότητα" για περιστατικά έκτακτης ανάγκης.
4. Εάν ένα αίτημα για περίθαλψη δεν εμπίπτει μέσα στις αρμοδιότητες-ικανότητες του Οργανισμού, τότε αυτός θα πρέπει να είναι πρόθυμος και ικανός να παραπέμπει το περιστατικό σε έναν άλλο Οργανισμό.
5. Η αρχική και η μετέπειτα τακτική αξιολόγηση του περιστατικού θα πρέπει να κοινοποιηθεί με έναν κατανοητό τρόπο στον πελάτη.
6. Ο πελάτης θα πρέπει να ενημερωθεί για τα οφέλη, τους κινδύνους και το κόστος των προτεινόμενων υπηρεσιών και η συγκατάθεση του πελάτη ότι ενημερώθηκε θα πρέπει να ληφθεί πριν παρασχεθεί οποιαδήποτε υπηρεσία.
7. Ο Οργανισμός θα πρέπει να ενημερώσει τον πελάτη για τον τιμοκατάλογο των υπηρεσιών του και να τον εφαρμόζει με συνεπή τρόπο.

Λεπτομερείς λογαριασμοί, που θα αναγράφουν όλες τις παρεχόμενες υπηρεσίες και τα χορηγηθέντα προϊόντα, θα πρέπει να εκδοθούν.

1. Οι συγκεκριμένες ανάγκες του ζώου (ανησυχία, πόνος, ευζωία...) θα πρέπει να προσδιοριστούν και να αντιμετωπιστούν.
2. Οι συγκεκριμένες ανάγκες του πελάτη (χώρος αναμονής, τουαλέτα…) θα πρέπει να προσδιοριστούν και να αντιμετωπιστούν.
3. Η συνοχή των υπηρεσιών θα πρέπει να εξασφαλιστεί.

Φαρμακευτικά προϊόντα και αναλώσιμα

1. Οι Οργανισμοί που διαθέτουν απόθεμα φαρμακευτικών προϊόντων ή/και αναλώσιμων θα πρέπει να εφαρμόζουν τεκμηριωμένο σύστημα για να εξασφαλίζουν ότι, τα φαρμακευτικά προϊόντα/αναλώσιμα παραγγέλλονται, παραλαμβάνονται, αποθηκεύονται, χορηγούνται, διατίθενται, συνταγογραφούνται και καταστρέφονται με τρόπο σύμφωνο με τη σχετική νομοθεσία και τις οδηγίες των κατασκευαστών.
2. Ένας κατάλογος (πρότυπα και ποσότητα) των φαρμακευτικών προϊόντων και των αναλωσίμων, που θα πρέπει να υπάρχουν μόνιμα ως απόθεμα, θα πρέπει να δημιουργηθεί.
3. Ο έλεγχος των αποθεμάτων (παραγγελία, παραλαβή, παράδοση και επιστροφή) θα πρέπει να καθιερωθεί και να τεκμηριωθεί. Τα έγγραφα θα πρέπει να συμπληρώνονται κατά τέτοιο τρόπο, ώστε να καταστεί δυνατή η ιχνηλασιμότητα των φαρμακευτικών προϊόντων.
4. Οι ημερομηνίες λήξης, τα εναπομείναντα χρονικά όρια χρήσης και η κατάσταση των φαρμακευτικών προϊόντων θα πρέπει να ελέγχονται τακτικά.
5. Τα προϊόντα και οι προμηθευτές θα πρέπει να επιλεγούν βάσει προκαθορισμένων ποιοτικών κριτηρίων.

Συνταγές

1. Οι συνταγές θα πρέπει να γράφονται με έναν ακριβή, κατανοητό τρόπο και σύμφωνα με τις ισχύουσες νομοθετικές διατάξεις.
2. Η χορήγηση, διάθεση ή συνταγογράφηση φαρμακευτικών προϊόντων, θα πρέπει να βασίζεται σε μια πιθανή διάγνωση που γίνεται μετά από μια επαρκή κλινική εξέταση του ή των ζώων ή ενός αντιπροσωπευτικού δείγματος της ομάδας των νοσούντων ζώων.
3. Τα ανωτέρω δεν είναι απαραίτητα για μερικούς τύπους φαρμακευτικών προϊόντων στην περίπτωση κτηνοτροφικών εκμεταλλεύσεων, που στα πλαίσια σύμβασης «κτηνιατρικής επίβλεψης», παρακολουθούνται σταθερά από κτηνίατρο (γραπτή ή αντίστοιχης μορφής συμφωνία με τον υπεύθυνο για τα ζώα) και για τις τακτικές προληπτικές αντιπαρασιτικές θεραπείες στα ζώα συντροφιάς.
4. Οι συνταγές θα πρέπει να συμπληρώνονται κατά τέτοιο τρόπο, ώστε να καταστεί δυνατή η ιχνηλασιμότητα των προϊόντων και των υπηρεσιών.
5. Οι πελάτες θα ενημερώνονται ως προς τον κίνδυνο και τις πιθανές παρενέργειες από τον χειρισμό και τη χορήγηση των φαρμακευτικών προϊόντων.
6. Θα πρέπει να γίνεται μια αξιολόγηση του οφέλους σε σχέση με το κόστος της συνταγής, για τον πελάτη.

Πιστοποιητικά

1. Τα πιστοποιητικά θα πρέπει να δίνονται για προκαθορισμένους σκοπούς και θα πρέπει να θεωρούνται ως δήλωση του γεγονότος που γίνεται από το αρμόδιο άτομο.
2. Όλα τα απαραίτητα μέτρα θα πρέπει να ληφθούν για να εξασφαλιστεί η ακεραιότητα της πιστοποίησης.
3. Τα πιστοποιητικά θα πρέπει να γράφονται με έναν ακριβή, κατανοητό τρόπο και να διασφαλίζονται σύμφωνα με τις ισχύουσες νομοθετικές διατάξεις.
4. Έγγραφα σύμφωνα με τα νομικά πρότυπα θα πρέπει να χρησιμοποιούνται όπου απαιτείται.
5. Τα πιστοποιητικά θα πρέπει να καταγραφούν και να αρχειοθετηθούν προκειμένου να εξασφαλιστεί η ιχνηλασιμότητά τους.

• Ο οργανισμός θα πρέπει να ελέγχει τον εξοπλισμό μέτρησης και έρευνας που χρησιμοποιεί στις διεργασίες του.

1. Ένας κατάλογος όλου του εξοπλισμού μέτρησης και έρευνας θα πρέπει να συνταχθεί.
2. Ο εξοπλισμός θα πρέπει να επιθεωρείται τακτικά, να συντηρείται και να διακριβώνεται.

• Ο οργανισμός θα πρέπει να αξιολογείται περιοδικά και να επανεξετάζει τις διεργασίες του και τα σχετικά στοιχεία.

1. Οι διεργασίες θα πρέπει να αξιολογούνται τακτικά και να επανεξετάζονται.
2. Οι επικοινωνίες-επαφές με τον πελάτη θα πρέπει να αξιολογούνται τακτικά και να επανεξετάζονται.
3. Η τεκμηρίωση των διεργασιών θα πρέπει να αξιολογείται τακτικά και να επανεξετάζεται.
4. Τα στοιχεία και οι πληροφορίες που προκύπτουν από τις διάφορες διεργασίες και τη διαχείρισή τους θα πρέπει να αξιολογούνται τακτικά και να επανεξετάζονται.
5. Οι έλεγχοι του εξοπλισμού μέτρησης και έρευνας θα πρέπει να αξιολογούνται τακτικά και να επανεξετάζονται.

Μέτρηση, ανάλυση και βελτίωση

• Ο οργανισμός θα πρέπει να καθορίσει, να συλλέξει και και να αναλύσει τα στοιχεία που αξιολογούν τη σχετικότητα και την αποτελεσματικότητα των υπηρεσιών του.

1. Έρευνες για την ικανοποίηση των πελατών θα πρέπει να προγραμματιστούν, να διεξαχθούν και να αναλυθούν.
2. Οι καταγγελίες πελατών θα πρέπει να συλλεχθούν και να αναλυθούν.
3. Εσωτερικοί έλεγχοι θα πρέπει να προγραμματιστούν, να διεξαχθούν και να αναλυθούν.
4. Τα στοιχεία και οι δείκτες σχετικά με τις διεργασίες θα πρέπει να συλλεχθούν και να αναλυθούν.
5. Τα στοιχεία σχετικά με τους ελέγχους του εξοπλισμού μέτρησης και έρευνας θα πρέπει να συλλεχθούν και να αναλυθούν.
6. Τα στοιχεία σχετικά με τη "μη συμμόρφωση" των υπηρεσιών και των προϊόντων θα πρέπει να συλλεχθούν και να αναλυθούν.

• Ο οργανισμός θα πρέπει να βελτιώνει συνεχώς το σύστημα διαχείρισης ποιότητας του.

1. Όλα τα στοιχεία και οι αναλύσεις σχετικά με την παράγραφο 3.ΣΤ.α θα πρέπει να τεκμηριωθούν, να καταγραφούν και να συζητηθούν μέσα στον Οργανισμό.
2. Όλα τα στοιχεία και οι αναλύσεις σχετικά με την ανασκόπηση διοικητικών διεργασιών και διεργασιών υποστήριξης θα πρέπει να τεκμηριωθούν, να καταγραφούν και να συζητηθούν μέσα στον Οργανισμό.
3. Συνεδριάσεις με αντικείμενο την ποιότητα θα πρέπει να προγραμματιστούν και να πραγματοποιηθούν με σκοπό να επανεξεταστεί και να βελτιωθεί η λειτουργία του Οργανισμού, επιδιώκοντας τη συμμετοχή όλου του προσωπικού.
4. Διορθωτικές ενέργειες για την εξάλειψη αιτιών «μη συμμόρφωσης», ώστε να μην επανεμφανιστούν, θα πρέπει να καθοριστούν, να εφαρμοστούν, να καταγραφούν και να επανεξεταστούν σε προγραμματισμένα διαστήματα.
5. Προληπτικές ενέργειες για την εξάλειψη αιτιών πιθανής «μη συμμόρφωσης», ώστε να μην εμφανιστούν, θα πρέπει να καθοριστούν, να εφαρμοστούν, να καταγραφούν και να επανεξεταστούν σε προγραμματισμένα διαστήματα.

Σχετικές σελίδες

• Κτηνιατρικά φάρμακα

Βιβλιογραφία

• Κώδικας ορθής κτηνιατρικής πρακτικής", του Πανελλήνιου Κτηνιατρικού Συλλόγου