Έγγραφα εξαγωγής

Ενιαίο Διοικητικό Εγγραφο (ΕΔΕ)

Το ΕΔΕ χρησιμοποιείται σε όλη την Ευρωπαϊκή Ενωση και εκτός από τη γλώσσα είναι πανομοιότυπο σε όλες τις χώρες-μέλη.

Αν και το ΕΔΕ μπορεί να συμπληρωθεί από τον φορτωτή, είναι ευκολότερο η διαδικασία αυτή να γίνει από τον μεταφορέα, ο οποίος έχει όλες τις πληροφορίες που αφορούν τη μεταφορά του συγκεκριμένου φορτίου, όπως είναι ο αριθμός πτήσης ή το όνομα του πλοίου.

Υπάρχουν επίσης κάποιες απλοποιημένες διαδικασίες για τη συμπλήρωση των εξαγωγικών διατυπώσεων, ιδιαίτερα χρήσιμες όταν τα εμπορεύματα αποστέλλονται με μία ομαδική αποστολή (groupage).

Σε ορισμένες περιπτώσεις το ΕΔΕ πρέπει να συμπληρωθεί από τον εξαγωγέα, όπως για παράδειγμα όταν τα εμπορεύματα υπόκεινται στη χορήγηση αδείας εξαγωγής, πράγμα που σημαίνει ότι δεν μπορούν αν εξέλθουν από την Ελλάδα χωρίς την άδεια του Υπουργείου Ανάπτυξης (μηχανολογικός εξοπλισμός) ή του Υπουργείου Εμπορίου (προϊόντα που επηρρεάζουν την εθνική άμυνα και ασφάλεια, όπως οπλικά συστήματα, συστήματα προηγμένης τεχνολογίας και λοιπά είδη COCOM).

Σε μια τέτοια περίπτωση ο εξαγωγέας πρέπει κανονικά να συμπληρώσει το πρώτο μέρος του ΕΔΕ και να δώσει το μερικώς συμπληρωμένο έντυπο στον μεταφορέα, ο οποίος θα συμπληρώσει τα υπόλοιπα μέρη του κατά τον συνήθη τρόπο.

Μετά τον έλεγχο, το Τελωνείο θα επιστρέψει θεωρημένο αντίγραφο του ΕΔΕ στον εξαγωγέα.

Οι μεγαλύτεροι εξαγωγείς μπορούν να ζητήσουν Επιτόπιο Ελεγχο Εξαγωγών από τα Τελωνεία. Αυτό σημαίνει ότι οι τελωνειακές διατυπώσεις διεξάγονται στους χώρους των εξαγωγέων.

Τα Τελωνεία διατηρούν το δικαίωμα να επισκέπτονται τους χώρους και να ελέγχουν τις διαδικασίες.

Το πλεονέκτημα του Επιτόπιου Ελέγχου Εξαγωγών για τον εξαγωγέα είναι ότι όλα τα έγγραφα μπορούν να προετοιμαστούν εκ των προτέρων επί τόπου, και να μην απομένει καμία άλλη διαδικασία να ολοκληρωθεί στον λιμένα ή αερολιμένα φόρτωσης.

Τιμολόγιο

Το σημαντικότερο έγγραφο το οποίο πρέπει να ετοιμάσει ο εξαγωγέας είναι το Τιμολόγιο.

Το Τιμολόγιο πρέπει να συνοδεύει κάθε φόρτωση, ακόμη καιόταν τα εμπορεύματα αποστέλλονται ελεύθερα πληρωμής.

Το τιμολόγιο είναι το βασικό έγγραφο που χρησιμοποιείται στις εξαγωγές, και κάθε άλλο έγγραφο χρησιμοποιεί πληροφορίες οι οποίες εμφανίζονται σε αυτό.

Συχνά ζητείται από τους εξαγωγείς να προετοιμάσουν ένα προτιμολόγιο (Pro forma Invoice). Το έγγραφο αυτό χρησιμοποιείται υπό τύπον προσφοράς ή όταν η πληρωμή γίνεται προκαταβολικά και οι λέξεις pro forma πρέπει να εμφανίζονται ευκρινώς.

Όταν αποστέλλονται δείγματα χωρίς χρέωση, οι Τελωνειακές Αρχές ζητούν την υποβολή ενός τιμολογίου για τελωνειακούς και μόνον λόγους. Στην περίπτωση αυτή στο τιμολόγιο αναγράφεται η ρήτρα «Χωρίς εμπορική αξία. Αναγραφόμενη αξία μόνον για τελωνειακούς σκοπούς».

Μερικές χώρες ζητούν επικυρωμένα ή θεωρημένα τιμολόγια, πράγμα που σημαίνει ότι ο εξαγωγέας πρέπει να έχει το τιμολόγιό του θεωρημένο πριν από την αποστολή των εμπορευμάτων. Η θεώρηση ή η επικύρωση γίνονται από Εμπορικό Επιμελητήριο ή από Πρεσβεία, ανάλογα με τις απαιτήσεις της χώρας προορισμού.

Πιστοποιητικό προέλευσης

Ένα άλλο έγγραφο που απαιτείται συχνά είναι ο Πιστοποιητικό προέλευσης, το οποίο πρέπει να συμπληρώνεται πριν από την εξαγωγή των εμπορευμάτων.

Στην Ελλάδα τα Πιστοποιητικά Προέλευσης χορηγούνται από τα Εμπορικά Επιμελητήρια. Μετά τη συμπλήρωση του σχετικού εντύπου, το Επιμελητήριο θεωρεί το Πιστοποιητικό και χρεώνει κάποια έξοδα για τη μεσολάβησή του.

Ολες οι αραβικές χώρες ζητούν πιστοποιητικό προέλευσης θεωρημένο από τον Εμπορικό Ακόλουθο της Πρεσβείας τους στην Ελλάδα.

Στην περίπτωση που κάποια αραβική χώρα δεν έχει Πρεσβεία ή Προξενείο στην Ελλάδα, τότε ζητείται η θεώρηση από την Πρεσβεία οποιασδήποτε άλλης αραβικής χώρας.

Κιβωτολόγιο

Το Κιβωτολόγιο περιγράφει το περιεχόμενο ενός φορτίου.

Οι εξαγωγείς που χρησιμοποιούν πρόγραμμα ηλεκτρονικού υπολογιστή για την σύνταξη των τιμολογίων, μπορούν ταυτόχρονα να συντάξουν και το Κιβωτολόγιο.

Πολλές από τις πληροφορίες που εμφανίζονται στο τιμολόγιο επαναλαμβάνονται και στο Κιβωτολόγιο, το οποίο περιλαμβάνει τον αριθμό και το είδος των κιβωτίων, το περιεχόμενό τους, το καθαρό και μικτό βάρος σε χιλιόγραμμα καθώς και τις πλήρεις διατάσεις και το συνολικό μέγεθος κάθε κιβωτίου.

Στο κάτω μέρος του κιβωτολογίου αθροίζονται όλες οι μονάδες συσκευασίας.

Πιστοποιητικό συμμόρφωσης (Certificate of conformity)

Ορισμένες χώρες απαιτούν όλα τα εμπορεύματα να είναι εφοδιασμένα με Πιστοποιητικό Συμμόρφωσης.

Το Πιστοποιητικό Συμμόρφωσης επιβεβαιώνει ότι τα εμπορεύματα είναι σύμφωνα με τις προδιαγραφές που ισχύουν στη χώρα εισαγωγής. Το Πιστοποιητικό πρέπει να εκδίδεται πριν από τη φόρτωση. Οι περισσότερες χώρες ορίζουν έναν Οργανισμό σε κάθε χώρα που είναι αποκλειστικά υπεύθυνος για την έκδοση αυτών των πιστοποιητικών.

Οι οργανισμοί αυτοί ζητούν συχνά να επαληθεύσουν τα φορτία πριν από την έκδοση του πιστοποιητικού συμμόρφωσης. Τα εμπορεύματα που φθάνουν στα σύνορα χωρίς πιστοποιητικό συμμόρφωσης κινδυνεύουν να κατασχεθούν. Οι εξαγωγείς θα πρέπει να γνωρίζουν ότι οι εταιρείες που εκδίδουν τα πιστοποιητικά χρεώνουν κάποια έξοδα για την παροχή των υπηρεσιών τους (περίπου 10% επί της αξίας του οριστικού τιμολογίου), τα οποία θα πρέπει να συνυπολογίσουν κατά την προετοιμασία των προσφορών τους.

Έντυπα συμπληρούμενα από τους μεταφορείς

Εκτός από τα έγγραφα που είναι κοινά για όλες τις μεταφορές, κάθε είδος μεταφοράς έχει τα δικά της ιδιαίτερα έγγραφα.

Για τις αεροπορικές μεταφορές, το σημαντικότερο έγγραφο είναι η αεροπορική φορτωτική (air waybill), εν συντομία AWB.

Για τα θαλάσσια μεταφορά, το σημαντικότερο έγγραφο είναι η θαλάσσια φορτωτική (bill of lading), για συντομία συνήθως B/L.

Για τις διεθνείς οδικές μεταφορές, το δελτίο αποστολής που συμπληρώνεται συνήθως από τον μεταφορέα είναι το έντυπο CMR (Ευρωπαϊκή Σύμβαση για τις Χερσαίες Μεταφορές).

Για τις σιδηροδρομικές μεταφορές, το κανονικό έγγραφο μεταφοράς είναι η σιδηροδρομική φορτωτική CIM (Διεθνής Ευρωπαϊκή Σύμβαση για τις Σιδηροδρομικές Μεταφορές).

Ευρωπαϊκή Σύμβαση για τις Χερσαίες Μεταφορές

Το έντυπο CMR συμπληρώνεται από τον μεταφορέα και δίδεται προς υπογραφή στον αποστολέα όταν παραληφθούν τα εμπορεύματα.

Το CMR περιέχει όλες τις σχετικές με το φορτίο πληροφορίες, μαζί με τα στοιχεία του οχήματος και του μεταφορέα.

Το πρώτο αντίτυπο του CMR παραμένει στον αποστολέα, το δεύτερο συνοδεύει τα εμπορεύματα και το τρίτο κρατά το μεταφορέας.

Στις περισσότερες περιπτώσεις, αυτός που συμπληρώνει το έντυπο CMR είναι ο μεταφορέας.

Επειδή όμως οι περισσότερες πληροφορίες που ζητούνται αφορούν τον εξαγωγέα, είναι προτιμότερο το έγγραφο αυτό να το συμπληρώσει ο εξαγωγέας, επειδή αυτός ευθύνεται για την ακρίβεια των στοιχείων του CMR.

Μετά την εκφόρτωση των εμπορευμάτων ζητείται από τον παραλήπτη να υπογράψει το CMR.

Στο έντυπο του CMR υπάρχει χώρος για να προσθέσει ο εξαγωγέας ή ο εισαγωγέας οποιαδήποτε πληροφορία θα μπορούσε να διευκολύνει τον μεταφορέα.

Οι περισσότερες από τις Ευρωπαϊκές χώρες έχουν αποδεχθεί την Συνθήκη για τις Χερσαίες Μεταφορές (CMR), η οποία ρυθμίζει τις υποχρεώσεις και τις πιθανές ευθύνες του μεταφορέα.

Οι μεταφορείς διαβεβαιώνουν συχνά τους πελάτες τους ότι όλα τα εμπορεύματα μεταφέρονται «υπό συνθήκες CMR”, κάτι που ως ένα βαθμό παρέχει ασφάλεια για τις μεταφορές.

Ωστόσο, η υποχρέωση διακίνησης των εμπορευμάτων «υπό συνθήκες CMR» δεν συνδέεται με την οικονομική κατάσταση της εταιρείας και για το λόγο αυτόν απαιτείται προσοχή.

Φορτωτική Θαλάσσιας μεταφοράς (Bill of lading)

Ένα από τα παλαιότερα έγγραφα που χρησιμοποιούνται στο διεθνές εμπόριο είναι η φορτωτική θαλάσσιας μεταφοράς.

Το έντυπο εξακολουθεί να αποτελεί πολύ σημαντικό έγγραφο, το οποίο χρησιμοποιείται σε όλες σχεδόν τις περιπτώσεις που τα εμπορεύματα αποστέλλονται στο εξωτερικό με Containerή με πλοίο. Η φορτωτική θαλάσσιας μεταφοράς εξυπηρετεί πολλούς σκοπούς και ταυτόχρονα είναι νομικό έγγραφο.

Οι φορτωτικές θαλάσσιας μεταφοράς εκδίδονται από τις Ναυτιλιακές Εταιρείες, τις Μεταφορικές Εταιρείες και από την FIATA, τη Διεθνή Ομοσπονδία του Συνδέσμου Μεταφορικών Εταιρειών. Ολες οι φορτωτικές θαλάσσιας μεταφοράς είναι πανομοιότυπες στην όψη. Εχουν μέγεθος Α4 με το όνομα της ναυτιλιακής εταιρείας εμφανώς αναγραφόμενο στην κορυφή του εντύπου.

Οι λεπτομέρειες της φόρτωσης εμφανίζονται στο σώμα του εγγράφου και υπάρχει χώρος για υπογραφή στο κάτω μέρος. Στην οπίσθια όψη αναγράφονται πυκνοτυπωμένοι οι όροι μεταφοράς, οι οποίοι καθίστανται σημαντικοί όταν κάτι δεν πάει καλά.

Η πρώτη ιδιότητα της φορτωτικής θαλάσσιας μεταφοράς είναι η χρησιμότητά της ως απόδειξης για τα εμπορεύματα. Εάν τα εμπορεύματα φορτώνονται με συμβατικό τρόπο, είναι δυνατός ο φυσικός έλεγχος του φορτίου κατά την φόρτωση.

Η φορτωτική θαλάσσιας μεταφοράς περιλαμβάνει πλήρη στοιχεία για τον αριθμό των μονάδων συσκευασίας και περιγραφή των εμπορευμάτων. Οπου η μεταφορά γίνεται με containers, η φορτωτική αναφέρει τον αριθμό του container με τη δήλωση «δηλώθηκε ότι περιέχει», επειδή η Ναυτιλιακή εταιρεία βασίζεται στις πληροφορίες του πελάτη της και το προσωπικό της προβλήτας αδυνατεί να ελέγξει κάθε container ξεχωριστά.

Η φορτωτική θαλάσσιας μεταφοράς αποτελεί επίσης σύμβαση μεταφοράς μεταξύ του φορτωτή και της Ναυτιλιακής εταιρείας. Η φορτωτική συμπληρώνεται αφού το πλοίο αποπλεύσει, καθώς μόνον τότε η Ναυτιλιακή εταιρεία έχει τη δυνατότητα να συμπληρώσει όλα τα μέρη της φορτωτικής, όπως το όνομα του πλοίου και την ημερομηνία αναχώρησης.

Η Τρίτη ιδιότητα της φορτωτικής θαλάσσιας μεταφοράς είναι ότι αποτελεί τίτλο κυριότητος. Αυτό σημαίνει ότι οποιοσδήποτε έχει στα χέρια του τη φορτωτική έχει δικαίωμα να παραλάβει τα εμπορεύματα.

Ο αγοραστής των εμπορευμάτων για να παραλάβει το φορτίο κανονικά παρουσιάζει την πρωτότυπη φορτωτική στην Ναυτιλιακή εταιρεία στο λιμάνι άφιξης.

Με τη φορτωτική θαλάσσιας μεταφοράς ο εξαγωγέας έχει κάποιο ποσοστό ασφαλείας σχετικά με την πληρωμή των εμπορευμάτων, δεδομένου ότι ο παραλήπτης δεν μπορεί να παραλάβει τα εμπορεύματα χωρίς τη σύμφωνη γνώμη του εξαγωγέα.

Παρ’ όλα αυτά, η φορτωτική δεν θα πρέπει να χρησιμοποιείται ως υποκατάστατο της πολιτικής του ελέγχου των πιστώσεων, δεδομένου ότι η παραμονή ενός φορτίου σε μία απομακρυσμένη προκυμαία προκαλεί προβλήματα. Ακόμη, αν ο παραλήπτης αδυνατεί να παραλάβει τα εμπορεύματα, ο εξαγωγέας θα πρέπει ενδεχομένως να φροντίσει για την επιστροφή τους. Η διαδικασία αυτή συνεπάγεται μία επιπλέον επιβάρυνση ναύλου καθώς και σημαντικά αποθηκευτικά έξοδα στο εξωτερικό. Οι φορτωτικές θαλάσσιας μεταφοράς εκδίδονται σε σειρές, συνήθως σε τρία πρωτότυπα ή περισσότερα εάν ζητηθούν, και οποιοδήποτε από τα τρία πρωτότυπα μπορεί να χρησιμοποιηθεί για την παραλαβή του σχετικού φορτίου, γεγονός το οποίο καθιστά τα άλλα δύο πρωτότυπα χωρίς αξία ή ισχύ. Οι σειρές παρέχουν την ευχέρεια διαχωρισμού των πρωτοτύπων για την ταχυδρομική αποστολή ή την αποστολή με courierστην Τράπεζα του εξωτερικού, στον αγοραστή ή στον αντιπρόσωπο που διαχειρίζεται το φορτίο για λογαριασμό του εξαγωγέα στο λιμάνι του προορισμού.

Αεροπορική φορτωτική (Air waybill)

Η αεροπορική φορτωτική, συχνά για συντομία AWB, χρησιμοποιείται για όλους τους αεροπορικούς ναύλους και επέχει θέση δελτίου αποστολής.

Σε αντίθεση με τη Φορτωτική Θαλάσσιας Μεταφοράς, η Αεροπορική Φορτωτική δεν αποτελεί τίτλο κυριότητος. Η βασική αεροπορική φορτωτική είναι ένα έγγραφο που αποτελείται από δώδεκα μέρη με κάθε σελίδα να εξυπηρετεί διαφορετικό σκοπό, αν και για πολλές αεροπορικές μεταφορές δεν απαιτούνται και τα δώδεκα αντίγραφα.

Η αεροπορική φορτωτική μπορεί να συμπληρωθεί από την αεροπορική εταιρεία, αν και συνήθως συμπληρώνεται από τον αεροπορικό μεταφορέα.

Κάθε αεροπορική φορτωτική φέρει έναν μοναδικό αριθμό, ο οποίος αποτελεί στοιχείο αναγνώρισης του φορτίου καθ’ όλη τη διάρκεια του ταξιδίου του.

Η αεροπορική φορτωτική χρησιμοποιείται σε όλες τις επικοινωνίες που αφορούν τη φόρτωση καθώς και σε άλλα έντυπα που χρησιμοποιούνται για τις τελωνειακές διατυπώσεις. Είναι σημαντικό να γνωστοποιηθεί στον παραλήπτη ο αριθμός της αεροπορικής φορτωτικής το ταχύτερο δυνατόν.

Η αεροπορική φορτωτική παρέχει στον φορτωτή απόδειξη παραλαβής των εμπορευμάτων, ενώ άλλα αντίγραφά της συνοδεύουν το φορτίο.

Η συμπλήρωση του εντύπου της αεροπορικής φορτωτικής είναι σχετικά εύκολη και οι περισσότερες από τις πληροφορίες που ζητούνται είναι αυταπόδεικτες.

Η ακρίβεια των στοιχείων της αεροπορικής φορτωτικής αποτελεί ευθύνη του αερομεταφορέα, δεδομένου ότι οποιαδήποτε λάθη μπορεί, όπως σε όλα τα άλλα έγγραφα, να προκαλέσουν προβλήματα.

Αεροπορική φορτωτική αερομεταφορέα

Μία αυξανόμενη τάση στο τομέα των αεροπορικών μεταφορών είναι η έκδοση των αεροπορικών φορτωτικών, για συντομία HAWB, από τους ίδιους τους μεταφορείς.

Οι φορτωτικές αυτές δεν διαφέρουν από εκείνες που εκδίδουν οι Αεροπορικές Εταιρείες. Ο αεροπορικός διαμεταφορέας συγκεντρώνει διάφορα φορτία σε μία κύρια Αεροπορική Φορτωτική, κοινώς MAWB, και κατόπιν εκδίδει χωριστές Αεροπορικές Φορτωτικές στους πελάτες του.

Σιδηροδρομική φορτωτική, (CIM Consignment note)

Οι σιδηροδρομικές μεταφορές διέπονται από τους όρους και τις προϋποθέσεις της Συνθήκης Διεθνών Σιδηροδρομικών Μεταφορών, γνωστής και ως Συνθήκης COTIF.

Λειτουργούν κατά τον ίδιο τρόπο με τις προϋποθέσεις του CMR για τις οδικές μεταφορές. Η Σιδηροδρομική Φορτωτική, συνηθέστερα αναφερόμενη ως έντυπο CIM απαιτείται τόσο για φορτία πάνω σε αυτοκίνητα που μεταφέρονται σιδηροδρομικώς όσο και για φορτία σε βαγόνια. Ο σκοπός της Σιδηροδρομικής Φορτωτικής είναι να συνοδεύσει τα εμπορεύματα από τον αποστολέα στον παραλήπτη και να καθορίσει τα πληρωτέα έξοδα.

Η Σιδηροδρομική Φορτωτική συνοδεύει το φορτίο σ’ ολόκληρο το ταξίδι του. Το έντυπο CIMσυμπληρώνεται συνήθως από τον μεταφορέα. Στην Ευρώπη η ισχύς της Σιδηροδρομικής Φορτωτικής ξεκινά συνήθως στο σταθμό αποστολής.

Το έντυπο CIM αποτελείται από πέντε μέρη. Για τη διακίνηση σε χώρες εκτός Ευρωπαϊκής ΄Ενωσης, το έντυπο CIM χρησιμοποιείται για την υποστήριξη άλλων εγγράφων για Τελωνειακούς σκοπούς.

Υπάρχουν βεβαίως και άλλα έγγραφα τα οποία χρησιμοποιεί κανείς στις διεθνείς εμπορικές συναλλαγές, και τα οποία συνοπτικά είναι τα ακόλουθα:

Ασφαλιστήριο συμβόλαιο - Πιστοποιητικό ασφάλισης

Εάν ο εισαγωγέας πρέπει να ασφαλίσει τα εμπορεύματα για τη μεταφορά, είναι συχνά απαραίτητο ένα Ασφαλιστήριο, ιδιαίτερα εάν τα φορτωτικά έγγραφα θα πρέπει να παρουσιασθούν έναντι ενεγγύου πιστώσεως.

Το συμβόλαιο ή το πιστοποιητικό δεν θα πρέπει να φέρει ημερομηνία μεταγενέστερη της ημερομηνίας αποστολής των εμπορευμάτων, θα πρέπει να έχει εκδοθεί και υπογραφεί από Ασφαλιστική Εταιρεία ή Πράκτορα που ενεργεί για λογαριασμό Ασφαλιστικής Εταιρείας και θα πρέπει να παρέχει κάλυψη για ποσό όχι μικρότερο της αξίας του Τιμολογίου.

Συχνά η κάλυψη προσδιορίζεται στο 110% της αξίας, εκφραζόμενης στο νόμισμα τιμολόγησης του εμπορεύματος. Επίσης, απαιτούνται συνήθως λεπτομέρειες για το πλοίο και τον λιμένα φόρτωσης, περιγραφή των εμπορευμάτων και της συσκευασίας και το όνομα του Οργανισμού στη χώρα προορισμού, προς τον οποίο θα πρέπει να απευθυνθεί οποιοσδήποτε έχει ασφαλιστικές απαιτήσεις.

Πιστοποιητικά ποιοτικού ελέγχου ή εξαγωγής (εφόσον απαιτούνται)

Σύμφωνα με το άρθρο 11 του Ν. 2345/95 ΦΕΚ 211/Α/95, το Γενικό Χημείο του Κράτους (ΓΧΚ) είναι αρμόδιο για την έκδοση πιστοποιητικών, στα πλαίσια της παροχής της συνδρομής του σε οργανισμούς, επιχειρήσεις και ιδιώτες για την επίλυση χημικών ή τεχνικών ζητημάτων.

Η έκδοση πιστοποιητικών από τις υπηρεσίες του ΓΧΚ βρίσκει εφαρμογή κυρίως κατά την εξαγωγή, με σκοπό τη διευκόλυνση των εξαγωγέων και την προώθηση των εξαγωγών.

Άλλα έγγραφα

Ορισμένες χώρες ζητούν ειδικά έγγραφα, ιδιαίτερα στην περίπτωση που ο τρόπος πληρωμής του εξαγωγέα γίνεται έναντι ενεγγύου πιστώσεως.

Ο αγοραστής θα πρέπει κατά την περίοδο των διαπραγματεύσεων να ενημερώσει τον πωλητή για τα απαιτούμενα ειδικά έγγραφα, διαφορετικά αυτά θα καθορίζονται από την ενέγγυο πίστωση.